Schluss mit Excel-Listen, Karteikarten und Rückrufen wegen der Warteliste. Mit Ferienpass verwalten Städte, Gemeinden und ihre Jugendpflege das gesamte Ferienprogramm in einer Anwendung — von der Online-Anmeldung über die faire Platzvergabe bis zur Abrechnung. Vereine reichen ihre Angebote selbst ein, Familien melden ihre Kinder online an.
Ein Ferienprogramm besteht aus vielen Einzelteilen: Anbieter, Veranstaltungen, Anmeldungen, Wartelisten, Zahlungen, Nachweise. Heute liegen sie meist über Tabellen, Postfächer und Ordner verteilt. Ferienpass führt sie an einer Stelle zusammen — Aufgabe für Aufgabe.
| Aufgabe | Heute | Mit Ferienpass |
|---|---|---|
| Anbieter aufnehmen | Word-Vordruck per Mail, Verzeichnis in Excel | Anbieter registrieren sich selbst, Sie schalten frei |
| Programm zusammenstellen | E-Mail-Pingpong mit jedem Verein | Anbieter reichen Veranstaltungen ein, Sie geben frei |
| Platzvergabe | Lose ziehen, Listen sortieren | Ein Klick — Windhund, Los, intelligent oder manuell, mit belegbarem Los-Seed |
| Wartelisten | Karteikarten, Nachrücken per Telefon | Echte Position, automatisches Nachrücken mit Benachrichtigung |
| Beiträge | Kladde, Erstattungen von Hand | Online-Zahlung über GiroCheckout (PayPal, Karte, Lastschrift, Wero, Apple/Google Pay), automatische Aufteilung, Sammelauszahlung als CSV oder SEPA |
| Nachweise | Ordner im Archiv | Berichte mit Export und ein revisionssicheres Aktivitätsprotokoll |
Wie das mit Ihren Anbietern und Veranstaltungen aussieht, zeigen wir Ihnen im kostenlosen Erstgespräch.
Kostenlose Demo anfragenFerienpass folgt dem Ablauf, den Ihr Amt ohnehin kennt. Die Phase einer Saison wird automatisch aus den Terminen berechnet; mehrere Saisons — etwa Sommer und Herbst — laufen parallel.
Zeitraum, Anmeldefrist und Stichtag der Platzvergabe festlegen, das Vergabeverfahren wählen — fertig ist der Rahmen. Ferienpass zeigt jederzeit, in welcher Phase eine Saison steht.
Vereine, Musikschulen und Träger registrieren sich selbst und reichen ihre Angebote im eigenen Portal ein. Sie prüfen, geben frei oder fragen nach — ohne Mail-Verteiler.
Familien legen ein Konto an, tragen ihre Kinder ein und melden sie online an. Ist ein Angebot voll, entsteht eine Warteliste mit echter Reihenfolge — Ihr Amt sieht jede Anmeldung sofort.
Zum Stichtag vergibt Ferienpass die Plätze nach dem gewählten Verfahren — Windhund, Los, intelligentes Punktesystem oder manuell. Geschwister und Freundespaare bleiben auf Wunsch zusammen.
Jedes Kind hat einen digitalen Ferienpass mit Foto, Alter und QR-Code — im Familien-Portal oder als Sammel-PDF zum Ausdrucken. Anbieter checken am Veranstaltungstag per Scan ein und sehen Notfallkontakt und Abholberechtigte genau dann, wenn sie gebraucht werden.
Familien zahlen online oder per Überweisung; jeder Eingang wird verbucht und nach den Regeln der Saison auf Träger und Anbieter aufgeteilt. Am Ende stehen Sammelauszahlungen und Berichte für Ihre Gremien.
Kommune, Anbieter und Familien arbeiten im selben System — jede Gruppe in ihrer eigenen Oberfläche mit genau den Funktionen, die sie braucht. Die Daten jeder Kommune liegen in einer eigenen, getrennten Datenbank.
Steuern und nachweisen
Einreichen und durchführen
Anmelden und dabei sein
Jede Funktion stammt aus dem Alltag kommunaler Ferienprogramme.
Ferienpass verarbeitet Daten von Kindern. Deshalb ist Datenschutz kein Häkchen, sondern eingebaut — und Sie entscheiden, wo die Daten liegen.
Wir betreiben Ferienpass für Sie in einem deutschen Rechenzentrum — ohne eigene Server, mit automatischen Updates und täglichen Backups. Die Daten jeder Kommune liegen in einer eigenen Datenbank.
Ferienpass läuft komplett auf Ihrem eigenen Windows-Server, installiert über einen geführten Assistenten, mit einer Datenbank. Alle Daten bleiben in Ihrer Infrastruktur.
Ferienpass kostet einen einmaligen Kaufpreis und danach einen monatlichen Betrag. Ein Angebot mit konkreten Beträgen für Ihre Kommune erhalten Sie innerhalb von fünf Werktagen.
Angebot anfordernWas Verwaltungen vor der Entscheidung am häufigsten wissen wollen.
Ferienpass richtet sich an Städte und Gemeinden sowie an die Verantwortlichen in Jugendpflege und Verwaltung, die ein Ferienprogramm mit mehreren Anbietern organisieren. Die Kommune steuert die Saison, Vereine und andere Veranstalter pflegen ihre Angebote, Familien nutzen die Online-Anmeldung. Alle drei Gruppen arbeiten mit denselben Veranstaltungs- und Anmeldedaten.
Ja. Ob Ihr Angebot Ferienpass, Ferienspiele oder Ferienprogramm heißt: Sie legen Veranstaltungen mit Terminen, Altersgrenzen und verfügbaren Plätzen an. Familien melden ihre Kinder online an; die Verwaltung bearbeitet Platzvergabe, Wartelisten und Beiträge. Mehrere Saisons, etwa Sommer- und Herbstferien, können parallel laufen.
Beginnen Sie mit dem Ablauf Ihrer nächsten Saison: Anbieter erfassen, Veranstaltungen freigeben, Anmeldezeitraum und Vergabeverfahren festlegen. Prüfen Sie diese Schritte gemeinsam mit Ihrem Team im Demozugang. Für die Vorbereitung finden Sie in unserem Leitfaden zum Organisieren eines Ferienprogramms eine Checkliste von der Planung bis zur Auswertung.
In der gehosteten Variante legen wir Ihre Kommune an; ein Einrichtungsassistent führt Sie durch Logo, Farbe, erste Saison und Grundeinstellungen. Auf Ihrem eigenen Server installieren Sie Ferienpass über einen geführten Assistenten. Anbieter registrieren sich anschließend selbst, Sie schalten sie frei.
Ja. Los- und Windhundverfahren nutzen einen gespeicherten Zufalls-Startwert, den Los-Seed. Er wird an der Saison angezeigt, und ein erneuter Lauf kommt zum selben Ergebnis. So belegen Sie, dass die Ziehung nachträglich nicht verändert wurde.
Ja. Familien zahlen den Beitrag direkt im Portal über GiroCheckout, das Bezahl-Gateway der S-Public Services (Sparkassen-Finanzgruppe): PayPal, Kreditkarte, SEPA-Lastschrift, Wero, Apple Pay und Google Pay. Welche Zahlarten angeboten werden, legt Ihre Kommune in ihrem GiroCheckout-Vertrag fest — unabhängig von ihrer Hausbank; das Geld fließt direkt an die Kommune, nicht über uns. Überweisung und Barzahlung erfassen Sie daneben manuell. Jeder Eingang wird verbucht und nach den Regeln der Saison auf Träger und Anbieter aufgeteilt; Sozial- und Geschwisterrabatte sowie ein Kostenträger-Vermerk für BuT-Fälle sind vorgesehen.
In der gehosteten Variante ausschließlich in einem deutschen Rechenzentrum, technisch je Kommune getrennt. Auf Ihrem eigenen Server liegen alle Daten in Ihrer Infrastruktur. In beiden Fällen gelten dieselben Werkzeuge: Einwilligungen, Datenexport, Konto-Löschung und Aktivitätsprotokoll.
Das Anbieter-Portal ist bewusst schlank: Veranstaltung einreichen, Teilnehmerliste einsehen, per QR-Code einchecken. Ein Handbuch ist direkt im Portal eingebaut („Hilfe & Handbuch“), ebenso im Kommune-Portal.
Ja. Jede Kommune hat eine eigene öffentliche Seite mit eigenem Logo, eigener Akzentfarbe und eigenen Texten. Auch Flyer und E-Mail-Texte passen Sie im System an.
Aus einem einmaligen Kaufpreis und einem monatlichen Betrag. Die konkreten Beträge stehen in Ihrem Angebot, das Sie innerhalb von fünf Werktagen erhalten.
So geht es nach Ihrer Anfrage weiter: