Ferienprogramm organisieren: Checkliste für Kommunen

1. Saison und Zuständigkeiten planen

Legen Sie zuerst den Zeitraum und das Budget des Ferienprogramms fest. Benennen Sie eine verantwortliche Person für die Koordination sowie Vertretungen für Freigaben, Elternanfragen und Abrechnung. Stimmen Sie den Zeitplan mit den beteiligten Fachbereichen ab.

Planen Sie die Fristen rückwärts vom ersten Veranstaltungstag: Wann brauchen Anbieter ihre endgültigen Teilnehmerlisten? Wie viel Zeit bleibt nach der Platzvergabe für Zahlungen und Nachrückende? Daraus ergeben sich der Anmeldeschluss und davor die Abgabefrist für Veranstaltungsangebote.

• Saisonzeitraum, Budget und Ansprechpersonen festlegen
• Abgabefrist, Veröffentlichung, Anmeldestart und Vergabetermin abstimmen
• Vergabeverfahren sowie Regeln für Absagen und Erstattungen festlegen
• Datenschutz, Zugriffsrechte und Betrieb mit den zuständigen Stellen klären

2. Anbieter und Veranstaltungen vorbereiten

Geben Sie Vereinen, Musikschulen und anderen Veranstaltern eine einheitliche Vorlage für ihre Angebote. Je vollständiger die Angaben bei der Einreichung sind, desto weniger Rückfragen entstehen vor der Veröffentlichung. Prüfen Sie jedes Angebot fachlich und geben Sie es anschließend frei.

• Titel, Beschreibung, Termin, Dauer und Treffpunkt erfassen
• Altersgrenzen, verfügbare Plätze und Teilnahmebeitrag festhalten
• Ansprechperson, mitzubringende Dinge und besondere Teilnahmebedingungen benennen
• Festlegen, wer Änderungen nach der Freigabe prüft und Familien informiert

In Ferienpass reichen Veranstalter ihre Angebote im eigenen Portal ein. Die Kommune prüft sie vor der Freigabe. Die Portale für Verwaltung und Anbieter zeigen, wie diese Aufgaben verteilt werden.

3. Online-Anmeldung für das Ferienprogramm verständlich gestalten

Familien sollten bereits vor der Anmeldung erkennen, für welches Alter ein Angebot gedacht ist, was es kostet und wie die Plätze vergeben werden. Unterscheiden Sie deutlich zwischen einem eingegangenen Teilnahmewunsch, einer Wartelistenposition und einem bestätigten Platz.

Testen Sie den vollständigen Ablauf auf einem Smartphone: ein Familienkonto anlegen, ein Kind hinzufügen, eine Veranstaltung auswählen und den aktuellen Anmeldestatus finden. Legen Sie außerdem fest, wie Sie Familien unterstützen, die Hilfe bei der Online-Anmeldung benötigen.

• Fristen, Vergaberegeln und Zahlungsinformationen vorab veröffentlichen
• Nur die für Anmeldung und Durchführung erforderlichen Angaben abfragen
• Anmeldung und Bestätigung mit einem Testkonto durchspielen
• Einen gut erreichbaren Kontakt für Rückfragen nennen

4. Plätze vergeben und Wartelisten führen

Beim Windhundverfahren ist die Reihenfolge der Anmeldungen entscheidend. Beim Losverfahren werden die Anmeldungen zunächst gesammelt und die Plätze anschließend ausgelost. Wählen Sie ein Verfahren, das zu Ihrem Ferienprogramm passt, und erklären Sie die Regeln vor dem Anmeldestart.

Planen Sie auch die Fälle nach der ersten Zuteilung: Ein Kind sagt ab, eine Veranstaltung fällt aus oder ein Anbieter stellt weitere Plätze bereit. Wer darf die Belegung ändern, wie wird nachgerückt und welche Nachricht erhalten die betroffenen Familien?

• Kapazitäten und Anmeldungen vor der Vergabe prüfen
• Vergabeentscheidungen und spätere Änderungen nachvollziehbar festhalten
• Nachrückverfahren und Fristen für Rückmeldungen festlegen
• Absagen, Umbuchungen und zusätzliche Plätze im Testlauf berücksichtigen

Auf der Produktseite sehen Sie die Platzvergabe und Wartelisten in Ferienpass.

5. Ferienspiele durchführen

Vor der Veranstaltung benötigen die Verantwortlichen aktuelle Teilnehmerlisten und die für ihre Aufgabe erforderlichen Informationen. Vereinbaren Sie, wie kurzfristige Änderungen übermittelt und Anwesenheiten erfasst werden. Eine veraltete Liste aus einem E-Mail-Anhang sollte nicht die einzige Arbeitsgrundlage sein.

• Aktuelle Listen für die jeweils verantwortlichen Anbieter bereitstellen
• Kontaktweg bei Ausfall, Verspätung oder geänderten Treffpunkten festlegen
• Anwesenheiten dokumentieren und Abweichungen zurückmelden
• Eine praktikable Ersatzlösung für fehlende Internetverbindung vorbereiten

Ferienpass stellt Anbietern Teilnehmerlisten und einen QR-Check-in zur Anwesenheitserfassung zur Verfügung. Welche Informationen welche Rolle sehen darf, gehört bereits in die Vorbereitung.

6. Abrechnen und die Saison auswerten

Gleichen Sie gebuchte Beiträge, Zahlungseingänge, Erstattungen und Auszahlungen mit den zuständigen Personen ab. Halten Sie offene Fälle fest, damit sie nicht zwischen Saisonende und nächster Planung verloren gehen.

Werten Sie anschließend aus, welche Veranstaltungen ausgebucht waren, wo lange Wartelisten entstanden und welche Angebote freie Plätze hatten. Unterscheiden Sie dabei die Anzahl der Anmeldungen von der Anzahl der Kinder: Ein Kind kann an mehreren Veranstaltungen teilnehmen.

• Offene Beiträge, Erstattungen und Auszahlungen abgleichen
• Auslastung und Nachfrage je Veranstaltung betrachten
• Rückmeldungen von Familien und Anbietern sammeln
• Verbesserungen für die nächste Saison dokumentieren und vereinbarte Löschfristen beachten

Die Abrechnung und Auswertung in Ferienpass verbindet die Saisonverwaltung mit Berichten und Exporten.

Checkliste: Welche Ferienprogramm-Software passt zu Ihrer Kommune?

Prüfen Sie eine Software anhand Ihrer tatsächlichen Arbeitsabläufe. Bereiten Sie für die Demo eine typische Veranstaltung, einen ausgebuchten Termin und eine spätere Absage vor. So sehen Sie, wie sich das System im Alltag verhält.

Zusammenarbeit

Können Anbieter Angebote selbst einreichen und kann die Kommune diese vor der Veröffentlichung prüfen?

Anmeldung und Vergabe

Finden Familien ihren Anmeldestatus? Lassen sich Ihr Vergabeverfahren, Wartelisten und Umbuchungen abbilden?

Finanzen

Wie werden Beiträge, Zahlungseingänge, Erstattungen und Auszahlungen bearbeitet? Welche zusätzlichen Verträge sind für Online-Zahlungen erforderlich?

Betrieb und Zugriffe

Wo liegen die Daten, wer darf sie einsehen und wie sind Updates, Backups, Export und Löschung geregelt?

Einführung und Kosten

Welche Arbeit bleibt bei Ihrem Team? Welche einmaligen und laufenden Kosten entstehen, und welche Unterstützung ist enthalten?

Unsere Ferienprogramm-Software für Kommunen bündelt diese Abläufe in drei Portalen für Verwaltung, Anbieter und Familien. Sie können Ferienpass gehostet oder auf Ihrem eigenen Server betreiben. Informationen zum Betrieb und zu den Kosten finden Sie auf der Produktseite.